Telekonferencja: Wskazówki dotyczące przygotowania, kosztów, moderacji

Zawartość

• Co to jest połączenie konferencyjne?
• Jak działa połączenie konferencyjne?
• Operator połączeń konferencyjnych
• Różne modele cenowe połączeń konferencyjnych
• Ile naprawdę kosztuje połączenie konferencyjne?
• Czego potrzebujesz do połączenia konferencyjnego?
• Typowe problemy z połączeniami konferencyjnymi
• Jak uniknąć błędów w telekomunikacji?
• Zadania i funkcja moderatora
• Jak działa połączenie konferencyjne z telefonem komórkowym?

Połączenie konferencyjne to doskonałe narzędzie do łatwego, szybkiego i niedrogiego omówienia spraw zawodowych z więcej niż dwiema osobami - czy to projektami, czy prezentacjami. Nie jest do tego potrzebny zbyt duży wysiłek techniczny. Dla nowoczesnego „Telco” wystarczy zwykły telefon lub telefon komórkowy. Istnieje jednak kilka ważnych zasad dotyczących połączeń konferencyjnych, na które należy wcześniej zwrócić uwagę. Nasze listy kontrolne pokazują, które ...

Co to jest połączenie konferencyjne?

Konferencje telefoniczne lub tak zwane połączenia konferencyjne to spotkania, na których można się tylko słyszeć, ale się nie widzieć. Termin konferencja telefoniczna - znany również pod skrótem Telko lub TK - jest zwykle używany do rozmów telefonicznych z więcej niż dwoma uczestnikami. Przy trzech do czterech uczestników jeden mówi o konferencji trójstronnej lub konferencji czterostronnej. Wszystko, co wykracza poza to pod względem uczestników, to tylko telekomunikacja. Ponadto w konferencjach telefonicznych rozróżnia się ze względu na rodzaj połączenia:

• Procedura wdzwaniania
  Uczestnicy samodzielnie dołączają do konferencji - wyposażeni w odpowiednie dane dostępowe - i muszą uwierzytelnić się kodem PIN.
• Procedura wybierania numeru
  Uczestnicy są wywoływani przez operatora operatora telekomunikacyjnego lub przez organizatora i konferencja jest „pobierana”. Chociaż proces jest wygodniejszy, jest również droższy dla organizatora, ponieważ on również ponosi wszystkie opłaty za połączenie.

Jak działa połączenie konferencyjne?

Połączenie konferencyjne można szybko zestawić i wdrożyć. W międzyczasie w Internecie jest wielu - w niektórych przypadkach bezpłatnych - dostawców usług telekomunikacyjnych (więcej na ten temat w następnej sekcji). Nie muszą być spełnione wielkie warunki wstępne.

Nie jest wymagany nowoczesny system telefoniczny. Do telekonferencji wystarczy zwykły telefon lub telefon komórkowy. Jeśli więc chcesz rozpocząć połączenie konferencyjne z co najmniej trzema uczestnikami, wystarczą tylko trzy proste kroki:

• Zarejestruj połączenie konferencyjne
  Aby zainicjować połączenie konferencyjne, musisz zarejestrować połączenie konferencyjne u wybranego operatora. Ta rejestracja jest zwykle wymagana tylko raz i zazwyczaj jest już możliwa na stronie internetowej operatora telekomunikacyjnego. Aby to zrobić, zwykle potrzebujesz tylko nazwy i adresu e-mail (bezpłatni dostawcy mogą używać ich komercyjnie) - lub adresu rozliczeniowego (w przypadku płatnych dostawców usług telekomunikacyjnych).
• Przekaż dane dostępowe
  Zazwyczaj zostanie Ci przydzielony tak zwany pokój konferencyjny. Wszyscy uczestnicy mogą później połączyć się z tym wirtualnym pokojem. W tym celu sala telekonferencyjna posiada dwuczęściowy klucz danych dostępowych – numer telefonu (numer dostępowy) oraz kod PIN konferencji (kod dostępu, PIN dodzwaniania lub PIN konferencji). Dzięki danym każdy może połączyć się z dowolnego miejsca za pomocą telefonu, iPhone'a lub innego smartfona.
• Rozpocznij połączenie konferencyjne
  Jeśli wszyscy uczestnicy mają numer i PIN, możesz zacząć. Ustal godzinę, zadzwoń i rozpocznij połączenie konferencyjne. Zwykle do pokoju wchodzi co najmniej dwóch uczestników. Niektórzy operatorzy telekomunikacyjni mają tak zwanego lidera konferencji – głównie ze względów bezpieczeństwa. Ma własny kod PIN lidera konferencji i jest wtedy również tym, który umożliwia wszystkim połączenie konferencyjne. Do tego czasu pozostali uczestnicy często słyszą tylko muzykę w stanie oczekiwania.

Operator połączeń konferencyjnych

Połączenie z telefonu domowego lub biurowego łączy Cię tylko z jedną inną osobą. W przypadku połączenia konferencyjnego z więcej niż dwoma uczestnikami należy zatem skorzystać z określonego dostawcy lub oprogramowania.

To, który wybierzesz, zależy z jednej strony od Twoich oczekiwań lub wymagań dostawcy - z drugiej oczywiście od ceny oferty. Przedstawiamy różnych dostawców, z którymi możesz przeprowadzić połączenie konferencyjne:

• Niemiecka telekonferencja
  Operator deutsche-telefonkonferenz.de reklamuje się „100% darmową telekonferencją”. Dzięki temu nie musisz ponosić żadnych dodatkowych opłat, musisz tylko zapłacić za połączenie stacjonarne. Po rejestracji otrzymasz e-mailem dane dostępowe i możesz od razu zacząć. Liczba uczestników i czas trwania konferencji są nieograniczone.
• Inteligentna konferencja
  Korzystasz z wielu połączeń konferencyjnych, na regularne spotkania, na spotkania z klientami lub do pracy w zespole? Następnie możesz wykupić miesięczny abonament za 9,90 u dostawcy SmartConference. Maksymalnie 5 uczestników może dołączyć do Telko po tej stałej cenie. W przypadku większych grup obowiązują droższe taryfy do 25 uczestników.
• Whatsapp
  Możliwe są nie tylko krótkie wiadomości, ale także konferencje telefoniczne za pośrednictwem Whatsapp. W aplikacji możesz łatwo utworzyć połączenie grupowe i dodać do siedmiu kontaktów. Łatwo, szybko i bezpłatnie. Idealny dla użytkowników prywatnych, ale dla niektórych firm ten wariant nie jest wystarczająco profesjonalny. Ponadto musisz oczywiście być połączony ze wszystkimi uczestnikami za pośrednictwem Whatsapp.
• Skype
  Usługa Microsoft Skype oferuje również funkcję połączeń grupowych. Aby to zrobić, musisz dodać żądanych uczestników do grupy za pomocą swoich kontaktów lub wyszukiwania. Po utworzeniu możesz rozpocząć połączenie grupowe. Jeśli wszyscy uczestnicy korzystają z oprogramowania Skype, ten rodzaj połączenia konferencyjnego jest bezpłatny.
• Telekom Konferencja Biznesowa
  Deutsche Telekom oferuje własną usługę konferencji telefonicznych, która umożliwia zarówno proste konferencje telekomunikacyjne, jak i internetowe. Oprócz konwersacji można również udostępniać dokumenty lub wyświetlać prezentacje. Przy rozliczaniu według zużycia koszty wynoszą około 10 centów za minutę i uczestnika. 30-minutowa telekonferencja z 5 uczestnikami kosztowałaby około 15 euro. Ale są też modele ryczałtowe dla różnej liczby uczestników.
• Meebla
  Meeble reklamuje kilka punktów: bezpłatnie, bez rejestracji, bez reklam i bez spamu. Wystarczy, że podasz swój adres e-mail i wyświetlony kod - sala do telekonferencji jest skonfigurowana i można z niej korzystać. Otrzymasz bezpłatne numery dostępowe z Niemiec, Austrii i Szwajcarii. Jeśli chcesz wesprzeć usługę, możesz dobrowolnie wybrać płatny numer.

Inni (częściowo płatni) dostawcy w kolejności alfabetycznej bez oceny: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, TeleMeet Spotkanie głosowe, Woopl.

Różne modele cenowe połączeń konferencyjnych

Pomimo dużego wyboru różnych dostawców modele cenowe można podzielić na zaledwie dwie kategorie. Wybierając odpowiednie rozwiązanie, możesz wybrać między nimi (i powiązanym dostawcą):

• Rozliczenia na podstawie użycia
  Płatności dokonuje się tutaj za minutę i za uczestnika. Dostawcy dokładnie mierzą, ilu uczestników zostało wybranych do połączenia konferencyjnego i przez jaki czas. Pomnożona przez wspomnianą taryfę, daje to kwotę faktury.
• Stawka ryczałtowa z abonamentem
  Stała cena, którą możesz wydawać na rozmowy konferencyjne tak często i tak długo, jak chcesz. Wysokość ceny abonamentu uzależniona jest od liczby uczestników. Około 10 euro miesięcznie za połączenia do 7 użytkowników.

Najlepiej zastanów się, która opcja jest dla Ciebie warta zachodu. Częste konferencje telefoniczne o długim czasie trwania i dużej liczbie uczestników są w pierwszym wariancie znacznie droższe. Z drugiej strony, jeśli rzadko zapraszasz Cię do usług telekomunikacyjnych w małych grupach, możesz płacić za dużo z ryczałtową stawką.

Ile naprawdę kosztuje połączenie konferencyjne?

Wielu dostawców reklamuje, że ich połączenia konferencyjne są bezpłatne – po bliższym przyjrzeniu się często nie jest to do końca prawdą: albo istnieją ograniczenia dotyczące liczby uczestników, albo pierwszy krok – rejestracja – jest bezpłatny. Nawet jeśli nie ma zobowiązań umownych ani miesięcznych kosztów, opłaty za minutę rozmowy podczas połączenia konferencyjnego są zwykle niskie.

Jakie koszty powstają, zależy również od tego, skąd poszczególni abonenci łączą się z siecią. Z reguły każdy uczestnik pokrywa koszty połączenia z niemiecką siecią stacjonarną. Zależą one od danego operatora telefonicznego: Jeśli masz ryczałt w niemieckiej sieci stacjonarnej, nie musisz płacić żadnych oddzielnych opłat;

Możliwe są jednak również uczestnicy z zagranicy, którzy nie mają specjalnych warunków dla niemieckiej sieci stacjonarnej. W zależności od dostawcy istnieje również możliwość przyjęcia przez prowadzącego konferencji opłat za konferencję telefoniczną dla wszystkich. W takich przypadkach pobierana jest odpowiednia subskrypcja.

Czego potrzebujesz do połączenia konferencyjnego?

Zanim wybierzesz odpowiedniego operatora połączenia konferencyjnego, powinieneś zrobić kilka formalnych przemyśleń na temat samego połączenia konferencyjnego. Kryteria te mają wpływ na wybór operatora, a tym samym na koszty telekonferencji:

• Liczba uczestników: Ilu uczestników bierze udział w telekomunikacji?
• Pochodzenie: Czy dzwoniący z zagranicy dzwonią?
• Koszty: Kto płaci opłaty za połączenia konferencyjne?
• Dodatkowe funkcje: Potrzebujesz usług, takich jak sterowanie przez Internet (dla prezentacji równoległych) lub funkcja nagrywania?

Z reguły standardowe połączenia konferencyjne i operatorzy wystarczają dla maksymalnie dziesięciu uczestników. Niemniej jednak należy zwrócić szczególną uwagę na międzynarodowość dzwoniących i ograniczenie liczby uczestników, w przeciwnym razie może to szybko stać się drogie.

Typowe problemy z połączeniami konferencyjnymi

Pomimo prostej technologii, podczas połączenia konferencyjnego może się nie udać. Typowe problemy to:

• Trudności z wybieraniem
  W połączeniach konferencyjnych często zdarza się, że przynajmniej jedna osoba nie dodzwoni się – albo dlatego, że dane dostępowe są nieprawidłowe (lub zostały nieprawidłowo zapisane), albo dlatego, że używane oprogramowanie (np. Skype) jest nieaktualne.
• połączenie
  Nikt nie może nic z tym zrobić, ale denerwujące jest, gdy uczestnicy wielokrotnie wylatują z połączenia konferencyjnego i muszą ponownie dodzwonić się z powodu słabego połączenia (radiowego).
• Szum
  Jeśli uczestnicy słuchają muzyki w tle, okno jest otwarte lub uczestnicy po prostu zapomnieli nacisnąć przycisk wyciszenia podczas rozmowy z inną osobą w biurze, jest to niezwykle denerwujące.
• Dyscyplina mowy
  Ponieważ nikt się nie widzi, nie ma komunikacji niewerbalnej, która sygnalizuje na przykład, kto będzie miał głos następny. Efekt: Trudno koordynować, kto i kiedy mówi. Albo wszyscy odpowiadają na pytanie w tym samym czasie, albo żaden.

Jak uniknąć błędów w telekomunikacji?

Poniżej udostępniamy również do bezpłatnego pobrania dokument PDF, który zawiera wiele wskazówek dotyczących przygotowania i przeprowadzenia konferencji telefonicznych. Pozwoli to uniknąć irytujących wpadek i przyczyni się do sukcesu połączenia konferencyjnego.

Pobierz, aby uniknąć błędów

Zadania i funkcja moderatora

Jako moderator masz do odegrania szczególną rolę podczas telekonferencji. Wprowadzają porządek w rozmowie. Jesteś odpowiedzialny za następujące zadania:

• otwarcie
  Pozdrawiasz wszystkich obecnych. Wyjaśniają, dlaczego telekomunikacja ma miejsce i o czym będzie w dalszej części kursu.
• wprowadzenie uczestników
  Jeśli nie jest to zwykła telekonferencja lub jeśli są nowi uczestnicy, powinniście wszystkich przedstawić sobie nawzajem, aby stworzyć przyjemną atmosferę do dyskusji.
• koordynacja
  Twoim głównym zadaniem jest koordynacja poszczególnych wystąpień i kierowanie dyskusją. Najłatwiej jest oddać (i wycofać) głos uczestnikom.
• czas
  Miej oko na zegar, aby nie przekroczyć czasu połączenia konferencyjnego. Upewnij się, że program został również opracowany.
• streszczenie
  Moderator zamyka połączenie konferencyjne. Na koniec powinieneś podsumować wyniki, nakreślić kolejne kroki i wskazać, kiedy odbędzie się kolejne spotkanie.

Jak działa połączenie konferencyjne z telefonem komórkowym?

W zasadzie połączenia konferencyjne z telefonem komórkowym lub iPhonem nie działają inaczej niż inne. Przede wszystkim musisz zadbać o to, aby Twój telefon komórkowy miał wystarczającą żywotność baterii – dłuższe rozmowy na smartfonie to często wręcz pożeracze energii. Należy również wcześniej upewnić się, że umowa o telefon komórkowy obejmuje zryczałtowaną stawkę do sieci stacjonarnej. To jedyny sposób, aby połączenie konferencyjne było dla Ciebie naprawdę bezpłatne.

Podczas połączenia konferencyjnego z telefonem komórkowym Szczególnie polecane są aplikacje takie jak komunikator Whatsapp. Zarówno użytkownicy iPhone'a, jak i posiadacze smartfonów z Androidem mogą równie łatwo obejść się bez dodatkowych aplikacji, ponieważ ich telefon komórkowy zwykle zawiera już tę funkcję. Zasada jest identyczna: najpierw musisz zadzwonić do kogoś, kto musi odebrać Twoje połączenie, aby móc dodawać kolejnych uczestników za pomocą symbolu telefonu ze znakiem plus. Uwaga: wszyscy uczestnicy muszą być zapisani w swoich telefonach komórkowych. Ponadto połączenie konferencyjne jest rozłączane w momencie rozłączenia.